Umiejętności Osobiste - Zarządzanie czasem

2.1. Indywidualne podejście i problemy z czasem

Teraz dowiesz się, czym jest zarządzanie czasem, czyli organizacja pracy w czasie. Poznasz indywidualne style pracy i trudności z organizacją w czasie, jakie się z nimi wiążą. Dowiesz się również, jakie trzy podstawowe błędy powodują największe straty naszego czasu.

2.1.1. Czas i samoorganizacja w czasie

Czas to jedna z najcenniejszych rzeczy, jaką posiadamy. Jeśli zostanie wykorzystany niewłaściwie lub wcale - tracimy go bezpowrotnie. Często popadamy w pułapki niewłaściwego rozumienia czasu, takie jak: 

·                     Przekonanie, że w przyszłości będziemy mieć więcej czasu niż teraz. Myślimy: "zrobię to jutro, w przyszłym tygodniu, za miesiąc, jak będę mieć więcej czasu". Nic bardziej mylnego! Czasu nigdy nie będzie więcej.

·                     Przekonanie, że czas można zaoszczędzić - czasu mamy tyle samo, co inni.

Co zatem oznacza pojęcie "zarządzanie czasem"?

Zarządzanie czasem to organizacja siebie i swojej pracy w czasie, planowanie wydarzeń i zadań w takiej kolejności czasowej, aby w możliwie jak najkrótszym lub określonym terminie i przy minimalnych nakładach osiągnąć zaplanowany stan rzeczy. Zarządzanie czasem wymaga więc ustalenia kto, kiedy, czym i jakie działania będzie wykonywał, jakimi zasobami oraz w jakiej kolejności, aby osiągnąć pożądany efekt w najbardziej satysfakcjonujący sposób.

Dzięki dobrej organizacji w czasie możesz zwiększyć swoją efektywność osobistą, czyli osiąganie rezultatów przy optymalnym wykorzystaniu zasobów. Aby być efektywnym, powinieneś:

·                     mieć cel,

·                     wiedzieć, jakie zadania przyczynią się do osiągnięcia tego celu,

·                     znaleźć czas na te zadania.

Korzyści wynikające z lepszego zarządzania czasem to:

·                     realizacja zadań mniejszym nakładem sił,

·                     lepsza organizacja własnej pracy,

·                     lepsze wyniki w pracy,

·                     większe poczucie kontroli - mniej chaosu, niepewności i stresu,

·                     większe zadowolenie z pracy i większa motywacja,

·                     czas na realizację zadań "wyższego" rzędu,

·                     mniejsza presja w pracy i nacisk na wydajność,

·                     mniej błędów popełnianych podczas realizacji zadań,

·                     szybsze osiąganie celów zawodowych i prywatnych.

·                     wzrost samooceny i wartości w oczach przełożonych i kolegów.

Efektywne zarządzanie czasem pomaga zdobywać rozeznanie odnośnie przyszłych działań i planów, zachować większą swobodę twórczego działania i konsekwentnie realizować cele. Dzięki temu możesz lepiej radzić sobie ze stresem i zyskujesz więcej wolnego czasu.

Powody braku organizacji w czasie

Style pracy:

1. „SPIESZ ŚIĘ” – osoby o tym stylu pracy pracują w pośpiechu, natłoku terminów i prac „na wczoraj”. Potrafią w krótkim czasie realizować wiele zadań, ich ukrytą motywacją jest praca pod presją i możliwość wykonania zadania w możliwie najkrótszym czasie. Poświęcają stosunkowo mało czasu na przygotowania, w związku z czym istnieje możliwość powstawania błędów i niedokładności. Błędy wymagają zazwyczaj korekty, więc dodatkowa praca znów zabiera czas, w konsekwencji czego praca nie jest wykonana w terminie.
2. „BĄDŹ DOSKONAŁY” – jest to przeciwieństwo postawy „spiesz się”, cechuje ich sumienność skrupulatność i nienaganność. Ich motywacją jest dążenie do perfekcji któremu może towarzyszyć napięcie wynikające z możliwości porażki czy popełnienia błędu. Osoby o tym stylu nie potrafią odróżnić rzeczy ważnych od mniej ważnych, mają trudności z delegowaniem zadań, biorą na siebie nadmierna odpowiedzialność. Niedotrzymanie terminu może wynikać z przesady dążenia do perfekcjonizmu.
3. „SPRAWIAJ PRZYJEMNOŚĆ” – osoby te lubią pracę z ludźmi i w zespole, ich motywacją jest sprawianie przyjemności innym bez sprawdzania czy oni tego w ogóle chcą i potrzebują. Często oferują pomoc kosztem swojej pracy, nie potrafią również odmawiać, przejmują obowiązki innych zamiast koncentrować się na własnych zadaniach. Przejmując od kogoś zadanie nie dopytują się w jaki sposób go wykonać, co często może prowadzić do nieporozumień i w efekcie do wykonania zadania w niewłaściwy sposób.
4. „WYSILAJ SIĘ” – osoby te mają entuzjastyczne podejście do nowych zadań, chętnie i szybko się w nie angażują, niestety często się na tym kończy. Energia skupiona na podejmowaniu wyzwania nie jest przekierowaną na osiągnięcie końcowego rezultatu. Nie potrafią oni kończyć zadań przez ciągłą zmianę swojej uwagi, koncentrują się na nadmiernej liczbie aspektów, ciągle zmieniają punkt widzenia.
5. „BĄDŹ SILNY” – osoby te działają spokojnie w prawie wszystkich okolicznościach, nawet pod presja czasu działają logicznie i nie wpadają w panikę. Te osoby są postrzegane jako pracowite i niezawodne. Ich motywacja jest silne poczucie obowiązku, które przekłada się na akceptacje pracy bez przerw, nawet w przypadku nielubianych czynności. Osoby te rzadko prosza o pomoc, w wyniku czego często maja uczucie przeciążenia pracą.

2.1.3. Pracoholizm, perfekcjonizm, odwlekanie

Ze stylami pracy, które poznałeś do tej pory, są powiązane trzy podstawowe błędy powodujące największe straty naszego czasu:

·                     pracoholizm,

·                     perfekcjonizm oraz

·                     odwlekanie.

Pracoholizm to uzależnienie od pracy, które przejawia się w nieustannym zaangażowaniu w każdą aktywność o charakterze pracy, bez względu na to, jak szkodliwe jest to dla zdrowia psychicznego. Pracoholizm często staje się sposobem życia i jednocześnie pułapką. Osoby przejawiające to zaburzenie nie umieją odpoczywać. Nie potrafiąc zdystansować się do pracy i do wykonywanych zadań, przyczyniają się do obniżenia swojej wydajności.

Perfekcjonizm polega na przekonaniu, że im więcej czasu spędzimy nad czymś, tym coś będzie lepsze. Zabijamy przy tym własną kreatywność i spontaniczność. Źródłem perfekcjonizmu może być strach przed porażką lub brak pewności, które prowadzą do obsesyjnej potrzeby całkowitego porządku. Ludzie, którzy chcą wszystko robić perfekcyjnie, przez zbytnią drobiazgowość doprowadzają do tego, że najprostsze zadanie staje się ponad ich siły. Najtrudniejszą przeszkodą jest sytuacja, kiedy ta sama osoba występuje w roli autora i krytyka, a krytyk niszczy to, co stworzył autor.

Odwlekanie polega na świadomym lub nawykowym odkładaniu na później spraw, których nie lubimy, a które powinny być zrealizowane od razu. Odwlekanie sprawia, że przekraczamy zaplanowany termin realizacji zadania, a sprawa staje się paląca i budzi stały niepokój. W rezultacie skutkuje to nagromadzeniem się wielu nielubianych zadań na raz.

Istnieje wiele przyczyn odkładania spraw na później, a do głównych jego powodów działań należą:

·                     unikanie odpowiedzialności za sprawy, które przerażają i wydają się trudne do realizacji,

·                     przytłoczenie rozmiarami i złożonością zadania,

·                     zbyt długie analizowanie każdego zadania i wszystkich możliwych rozwiązań,

·                     brak umiejętności dzielenia spraw na ważne i mniej ważne,

·                     zapominanie o ważnych sprawach, które należy wykonać,

·                     niepokój przed nadchodzącym lub przewidywanym niepowodzeniem,

·                     obawy przed błędem, krytyką lub przed negatywną oceną,

·                     przyzwyczajenia do zaczynania, ale nie kończenia zadań,

·                     monotonia, nuda oraz niedostrzeganie korzyści i radości wynikających z wykonywanego zadania,

·                     niesamodzielność i niepewność w pracy oraz ciągłe liczenie na pomoc innych.

2.1.4. Podsumowanie

Zarządzanie czasem to konsekwentne i zorientowane na cel stosowanie technik pracy, aby kierowanie sobą i otoczeniem odbywało się bez trudu, a czas był wykorzystany sensownie i optymalnie. Zarządzanie czasem opiera się na trzech elementach:

·                     celu,

·                     planie i

·                     czasie.

Odpowiednia organizacja pracy pozwala zwiększyć naszą efektywność osobistą.
Sposób zarządzania czasem jest związany z tym, jaki styl pracy reprezentujesz:

·                     "spiesz się",

·                     "bądź doskonały",

·                     "sprawiaj przyjemność",

·                     "wysilaj się" lub

·                     "bądź silny".

Poznałeś wady i zalety związane z każdym z tych stylów.

 Ze stylami pracy wiążą się także trzy podstawowe błędy, przez które marnujemy najwięcej czasu:

·                     pracoholizm,

·                     perfekcjonizm,

·                     odwlekanie.

2.2. Planowanie – techniki i narzędzia

Aktualnie poznasz techniki i narzędzia zwiększające skuteczność planowania Twojego czasu. Na początku poznasz techniki wyznaczania priorytetów. Następnie dowiesz się, jak zaplanować swój cały tydzień oraz poszczególne dni. Poznasz też metodę planowania Alpen oraz Gantta. Pod koniec lekcji zapoznasz się z narzędziami i przydatnymi trikami, które ułatwią Ci zarządzanie czasem.

2.2.1. Wyznaczanie priorytetów

W efektywnym zarządzaniu czasem pomaga umiejętne wyznaczanie priorytetów. Możesz to zrobić według:

1. Zasady Pareto.
2. Techniki ABC.
3. Matrycy Eisenhowera.

Według zasady Pareto 80% wyników wypływa tylko z 20% przyczyn. Porządkowanie według tej metody polega na takim uszeregowaniu priorytetów, że 20% z nich to zadania trudniejsze, natomiast 80% to rzeczy łatwiejsze do wykonania.

Wyznaczanie priorytetów według techniki ABC polega na oznaczaniu zadań kolejnymi literami alfabetu w zależności od stopnia ich ważności:

1. A - najważniejsze zadania (15% zadań - 65% wartości).
2. B - zadania przeciętnie ważne (20% zadań - 20% wartości).
3. C - zadania małoważne (65% -  zadań 15% wartości).

Wyznaczanie priorytetów matrycą Eisenhowera polega na spisaniu wszystkich zadań do wykonania w ciągu dnia lub tygodnia i pogrupowaniu ich, jako rzeczy pilne i ważne.

1. Ważne/pilne - to najważniejsze priorytety, które musisz wykonać samodzielnie.
2. Ważne/niepilne - to zadania, które nie muszą być wykonane natychmiast. Zabierz się za nie, gdy zrealizujesz rzeczy z pierwszej ćwiartki.
3. Nieważne/pilne - to z reguły proste zadania, które zajmują mało czasu. Lepiej wykonaj je od razu, aby nie przeszkadzały Ci w realizacji ważnych zadań. Jeżeli jednak są czasochłonne, odłóż je na drugi plan.
4. Nieważne/niepilne - to zazwyczaj pochłaniacze czasu. Jeśli możesz, nie zajmuj się nimi i zleć ich wykonanie komuś innemu lub poczekaj, aż staną się ważne i/lub pilne.

Z punktu widzenia efektywnego zarządzania czasem najważniejsza jest II ćwiartka - ważne/niepilne. Skoncentrowanie się na niej zwiększy Twoją zdolność do działania. Natomiast zaniedbanie jej może prowadzić do poszerzenia listy zadań z I ćwiartki, których nagromadzenie powoduje stres i wypalenie. Dlatego już teraz rozplanuj swoje czynności tak, aby z czasem maksymalnie przejść do II ćwiartki i zminimalizować zadania z pierwszej.

Jak widzisz, aby umiejętnie uporządkować listę swoich zadań w II ćwiartce musisz:

1. Mieć wizję swojej przyszłości - musisz widzieć, kim chcesz być i co chcesz osiągnąć.
2. Sformułować swoje cele,
3. Sporządzić listę czynności, które musisz wykonać, aby zrealizować wizję samego siebie i osiągnąć zaplanowane cele.

2.2.2. Planowanie tygodniowe i dzienne

Zdania do wykonania możesz planować od razu na cały tydzień lub na każdy dzień.

Planowanie tygodniowe daje możliwość manewru w zakresie zaplanowanych działań i ich przenoszenia. Nie łudź się, że wykonasz swój plan w 100% bez żadnych przeszkód. Twój plan musi być przede wszystkim elastyczny. Aby to zrobić, zaplanuj tylko około 60% swojego czasu. Resztę pozostaw na przerwę, odpoczynek lub niespodziewane i spontaniczne czynności.

Plan dzienny stwarza możliwość blokowania czasu. Takie obszary dają Ci obraz dnia i pozwalają bez zbędnego zastanawiania się rezerwować sobie kolejne przedziały czasu w zależności od potrzeb. Przypisywanie priorytetów zadaniom oraz odhaczanie tych wykonanych pozwala wizualnie zorientować się w sytuacji. Zawsze zamykaj dzień przesuwając niewykonane zadania na kolejny. Nie odkładaj ich bez wskazania konkretnego dnia, w którym je zrealizujesz.

W planie dziennym uwzględnij krzywą wydajności. Taka krzywa u każdej osoby wygląda inaczej. Jedni osiągają szczyt swojej wydajności w bardzo wczesnych godzinach (tak zwane "skowronki"), u innych krzywa przesunięta jest na godziny późniejsze (tak zwane "sowy"). Występują też typy pośrednie. Jak widzisz to, jak będzie wyglądała krzywa wydajności, zależy od cech indywidualnych każdego z nas. Dlatego zaobserwuj u siebie, w jakich porach jesteś najbardziej aktywny, a w jakich najmniej, i stwórz swoją własną krzywą.

W przypadku obu typów planowania zadań bardzo ważne jest, aby zarezerwować sobie na wykonanie zadań tak zwaną "cichą godzinę". To pełna godzina, podczas której nic nie będzie Cię rozpraszało i nikt nie będzie Ci przeszkadzał. Spójrz teraz na ilustrację, aby dowiedzieć się, jak to zrobić.

Na koniec tygodnia lub dnia oceń efektywność swojego planu. Zastanów się:

·                     Które cele osiągnąłeś?

·                     Co pozwoliło Ci je zrealizować?

·                     Jakie napotkałeś przeszkody i czy poradziłeś sobie z nimi?

·                     Czy w sytuacjach nagłych, kryzysowych, pamiętałeś o swoich celach, czy działałeś poddając się presji i oczekiwaniom otoczenia?

·                     Czego nauczyłeś się w ciągu dnia lub tygodnia?

Takie podsumowanie rób codziennie wieczorem. Dzięki temu Twoje następne plany będą bardziej wydajne.

2.2.3. Planowanie metodą Alpen i Gantta

Swój dzień lub tydzień możesz także planować metodą Alpen lub Gantta.

Metoda Alpen służy do analizy a potem sporządzania harmonogramu. Aby to zrobić:

1. Przygotuj listę zadań i zapisz je.
2. Oszacuj czas trwania poszczególnych zdań.
3. Zarezerwuj czas na nieprzewidziane czynności.
4. Wyznacz priorytety.

Proces planowania i kontroli wykonania swojego harmonogramu możesz zrealizować za pomocą metody Gantta. Sporządź wykres, który będzie uwzględniał podział celów na poszczególne zadania oraz rozplanowanie ich w czasie. Zrób to uwzględniając następujące etapy:

1. Rozłóż przedsięwzięcie na cele etapowe lub szczątkowe.
2. Ustal czas trwania przedsięwzięcia i określ czas realizacji poszczególnych celów.
3. Ustal kolejność realizacji celów oraz wyznaczenie terminów ich rozpoczęcia i zakończenia.
4. Określ miejsce zrealizowania celów.
5. Wyraź w postaci graficznej wszystkie czynności.

Na wykresie możesz przedstawić zależności pomiędzy zadaniami:

1. Po zakończeniu czynności A rozpoczyna się czynność B.
2. Zadanie B może się zacząć, gdy zacznie się zadanie A.
3. Zadanie B może się skończyć dopiero po zakończeniu zadania A.
4. Zadanie A nie może się zakończyć przed rozpoczęciem zadania B.

2.2.5. Podsumowanie

Aby efektywnie zarządzać czasem, przede wszystkim wyznacz swoje priorytety. Możesz to zrobić stosując zasadę Pareto, technikę ABC lub matrycę Eisenhowera.

Następnie zaplanuj zadania, które musisz wykonać. Twój plan może obejmować:

·                     cały tydzień - w takim przypadku pamiętaj, aby był on elastyczny. Zaplanuj tylko 60% swoje czasu; resztę pozostaw na przerwę, odpoczynek, czy spontaniczne działania.

·                     poszczególne dni - pamiętaj, aby wziąć pod uwagę swoją krzywą wydajności i pod jej kątem planować zadania do wykonania.

W przypadku obu form planowania uwzględnij przy realizacji każdego zadania tak zwaną "cichą godzinę".

Przy ustalaniu harmonogramu wykonania poszczególnych zadań skorzystaj z metody Alpen. Proces kontroli jego wykonania możesz zrealizować sporządzając wykres metodą Gantta.

Aby ułatwić sobie zarządzanie czasem, stosuj następujące narzędzia i triki:

·                     korzystaj z kalendarza (także tego elektronicznego),

·                     zapisz ułożony przez siebie plan,

·                     planuj swoje spotkania,

·                     utrzymuj porządek w miejscu pracy,

·                     pracuj nad efektywnym czytaniem,

·                     umiejętnie rób notatki.

2.3. Radzenie sobie ze złodziejami czasu

Chyba każdemu z nas zdarzają się sytuacje, w których "czas przecieka między palcami", choć w zasadzie nie robimy niczego ważnego. W rezultacie zostajemy ze stosem niezałatwionych spraw i wyrzutami sumienia. Dlaczego tak się dzieje? Winni są tzw. złodzieje czasu.

2.3.1. Diagnoza złodziei czasu

Dlaczego niektórym brakuje czasu, a inni mają go za dużo? Dzieje się tak, ponieważ albo nie znamy technik zarządzania czasem, albo nie jesteśmy konsekwentni w ich stosowaniu.

Wiele pobocznych czynności, którymi się zajmujemy, powoduje to, że na istotne sprawy nie mamy już czasu. Czynności te najczęściej nazywane są złodziejami czasu.

Złodziei czasu dzielimy na dwie grupy:

·                     takie, które narzucają nam nasze środowisko zawodowe,

zakłócenia, czekanie na odpowiedź, niepełne lub spóźnione informacje, nieprecyzyjny zakres obowiązków, źle przygotowane lub niepotrzebne narady, przeciążenie pracą, zła komunikacja, błędne priorytety, awaria urządzeń, odwracanie uwagi, hałas, dezorganizacja pracy przełożonego, biurokracja, niskie morale, brak przeszkolenia personelu, naciski współpracowników, wędrówki po różnych stanowiskach, pomyłki innych, zmiany ostatecznych terminów, niewłaściwy system segregowania dokumentów, brak koordynacji pracy zespołowej, przerwy na nieplanowane rozmowy, np. telefoniczne.

·                     takie, które tkwią w nas samych.

Nieumiejętność delegowania zadań, niska motywacja wewnętrzna, brak zorganizowania, roztargnienie, brak umiejętności słuchania niezdecydowanie, udział w życiu towarzyskim, zmęczenie, brak samodyscypliny, pozostawienie niedokończonych zadań, odkładanie na później, przekładanie papierków, opieszałość, aktywność poza praca, bałagan w miejscu pracy, brak jasno określonych celów osobistych, nadmierna drobiazgowość, chęć posiadania informacji o wszystkim, wadliwe planowanie, zaabsorbowanie własnymi myślami, próba wykonania wszystkiego na raz, niewłaściwy rozkład dnia, nieumiejętność odmawiania.

2.3.2. Sposoby radzenia sobie ze złodziejami czasu

Jedną z najczęstszych przyczyn przerywania pracy są przerwy na nieplanowane rozmowy, np. telefoniczne czy z niezapowiedzianymi gośćmi. Rozpraszają one uwagę i odrywają od wykonywanych czynności. Jak temu zaradzić?

Spośród telefonów, maili czy spraw na mieście, które musisz załatwić sam, wybierz najważniejsze i zajmij się nimi w pierwszej kolejności. Podobne czynności połącz w grupy (bloki). Jeżeli ktoś dzwoni do Ciebie w nieodpowiedniej chwili, spróbuj zasugerować rozmówcy, że dzwoni nie w porę i zakończyć rozmowę jak najszybciej, mówiąc np.:

·                     "Proponuję to omówić bardziej szczegółowo następnym razem",

·                     "Przepraszam, muszę kończyć, mam drugi telefon, szef mnie wzywa",

·                     "Czy zanim zakończymy tę rozmowę, powinniśmy omówić jeszcze jakąś sprawę?",

·                     "Za chwilę zaczynam spotkanie. Kiedy mogę oddzwonić, aby kontynuować tę rozmowę?",

·                     "Ile może potrwać ta rozmowa?".

Jeżeli to Ty do kogoś dzwonisz, przygotuj się do rozmowy, aby była ona efektywna i nie zabrała zbyt dużo czasu.

Częstym złodziejem czasu jest brak zorganizowania. Jego przyczyną może być niechęć do opracowywania planów i niezrozumienie potrzeby i korzyści planowania. Taka niechęć przejawia się twierdzeniem, że nie mamy czasu na planowanie, dobrze wiemy, co mamy robić lub że w naszym przypadku planowanie się nie sprawdza. To również przekonanie, że spraw nieprzewidzianych nie da się zaplanować. Aby pokonać brak zorganizowania: 

·                     Pracuj nad sobą i zmianą swojego nastawienia.

·                     Prowadź kalendarz i stosuj metodę ABC. Rozpoczynaj pracę od zadań najważniejszych, a mało ważne staraj się przekazywać innym.

·                     Pamiętaj, że czasami udaje się osiągnąć cel bez wysiłku, ale najczęściej sukces osiąga się ciężką pracą.

Pożeraczem czasu często bywa również niezdecydowanie. Boimy się popełnić błąd, brakuje nam inicjatywy i motywacji bądź dążymy do perfekcjonizmu. Miej jednak na uwadze fakt, że każdy błąd pozwala zdobyć nowe doświadczenia. Ponad to:

·                     Rozpatruj wszystkie alternatywy pod względem efektywnej realizacji celu.

·                     Planuj wieczorem zadania, jakie musisz zrealizować następnego dnia.

·                     Każdego dnia ustalaj kolejność zadań według stopnia ich ważności i trzymaj się tego planu.

·                     Realizuj zadania konsekwentnie i właściwie.

Dużo czasu marnujemy na udział w życiu towarzyskim, w szczególności na zbyt długie rozmowy. Robimy tak, ponieważ chcemy być mili dla współpracowników i boimy się, iż w przeciwnym razie będziemy postrzegani jako osoby nietowarzyskie lub nieuprzejme. Pamiętaj jednak o tym, co jest dla Ciebie najpilniejsze.

Miej na uwadze, że zbyt długa rozmowa może spowodować to, że nie wykonasz postawionych przed sobą zadań albo będziesz musiał przełożyć je na inny termin, co zakłóci Twój plan dnia.

Odkładanie zadań na później lub pozostawianie ich niedokończonych jest spowodowane brakiem priorytetów, brakiem określonych terminów końcowych i niezdecydowaniem. Aby temu zaradzić: 

·                     Wyznaczaj sobie priorytety według kryteriów pilności i ważności zadań i załatwiaj do końca sprawy o najwyższym priorytecie.

·                     Określaj dla zadań realistyczne terminy ich ukończenia i dotrzymuj ich.

Częstym złodziejem czasu jest próba wykonania wszystkiego na raz. Jego przyczyną jest brak planowania lub niewłaściwe planowanie, wynikające z braku umiejętności odróżniania rzeczy najważniejszych od mało istotnych. Powoduje to koncentrację na sprawach najpilniejszych, ale niekoniecznie najistotniejszych i przyciągnięcie uwagi do zbyt wielu spraw. Jak sobie radzić z tym złodziejem czasu?

·                     Ustal sobie cele i wyznacz priorytety.

·                     Ogranicz się do zadań najważniejszych i nie skupiaj uwagi na rzeczach pilnych, ale mało istotnych.

Nieumiejętność odmawiania również zabiera nam dużo czasu. Wynika ona z obawy przed urażeniem kogoś, chęci przypodobania się czy potrzeby pomagania innym. Bądź jednak świadom tego, że szczera odpowiedź nie musi powodować obrazy. Wypracuj w sobie przekonanie, że odmowa pomocy nie jest ujmą na honorze, natomiast niespełnienie obietnicy pomocy może spowodować utratę wiarygodności. U innych natomiast wypracuj postawę oczekiwania. Jeśli nie nauczysz się grzecznie, ale stanowczo odmawiać, będziesz postrzegany jako osoba, do której zawsze można się zwrócić po pomoc, bo w każdej chwili przerwiesz każde swoje, nawet bardzo ważne, zadanie.

2.3.3. Złote zasady radzenia sobie ze "złodziejami czasu"

Być może gnębią Cię inni "złodzieje czasu" niż ci wymienieni w poprzednich ekranach. Jeśli tak, nie martw się - na każdego "złodzieja" znajdzie się sposób. Zastosuj którąś ze złotych zasad: 

·                     Poznaj siebie (swoje możliwości i ograniczenia).

·                     Pokonaj lęk (co może się stać najgorszego, jeśli coś zrobię?).

·                     Wizualizuj (wyobraź sobie zadanie do wykonania).

·                     Wzmocnij poczucie własnej wartości.

·                     Ustal życiowe priorytety.

·                     Podejmij zobowiązanie (powiedz komuś, że coś robisz i kiedy skończysz to robić).

·                     Zajmuj się tylko tym, co jest zgodne z Twoimi priorytetami.

·                     Planuj zadania tygodniowo.

·                     Dzień wcześniej zaplanuj, co będziesz robić następnego dnia.

·                     Zostaw sobie 40% czasu na niezaplanowane zdarzenia.

·                     Podobne czynności układaj w bloki.

·                     Utrzymuj porządek w domu i pracy.

·                     Najważniejsze rzeczy wykonuj w optymalnej porze dnia.

·                     Przed rozpoczęciem pracy zgromadź wszystkie potrzebne rzeczy.

·                     Daną sprawą zajmuj się możliwie tylko raz – po zakończeniu nie wracaj do niej.

·                     Naucz się mówić "nie".

·                     Deleguj obowiązki.

·                     Wykorzystuj podróże do czytania, nauki.

2.3.4. Podsumowanie

Złodziei czasu dzielimy na dwie grupy:

·                     czynności, które narzuca nam środowisko zawodowe oraz

·                     czynności, które tkwią w nas samych.

Poznałeś przykłady sposobów radzenia sobie z najczęściej spotykanymi złodziejami czasu:

·                     przerwami na nieplanowane rozmowy,

·                     brakiem zorganizowania,

·                     niezdecydowaniem,

·                     życiem towarzyskim,

·                     odkładaniem spraw na później,

·                     próbami wykonania wszystkiego na raz oraz

·                     nieumiejętnością odmawiania.

Pamiętaj, że z reguły kluczem do sukcesu jest ustalenie priorytetów i odpowiednie planowanie zadań do wykonania.

Źródło:

Projekt "Akademia PARP", http://www.akademiaparp.gov.pl/, dostęp dnia 20 lipca 2013r.